Dane pokazują, że wiele polskich firm nadal stoi przed koniecznością wdrożenia zmian, które pozwolą im dopasować się do nowej, cyfrowej rzeczywistości. Jak jednak działać, by uniknąć błędów najczęściej popełnianych przez implementujące nowe rozwiązania technologiczne przedsiębiorstwa? Na to pytanie odpowiadamy w poniższym artykule.

Na czym polega cyfryzacja firmy?

Zagadnienie, jakim jest cyfryzacja firmy, cieszy się coraz większym zainteresowaniem polskich przedsiębiorców. Profesjonalne systemy informatyczne oraz programy usprawniające poszczególne procesy biznesowe nie są już dzisiaj traktowane wyłącznie jako ciekawostki, a jako niezbędne narzędzia umożliwiające osiąganie konkurencyjnej efektywności.

Co więcej, korzystanie z niektórych cyfrowych rozwiązań, takich jak służący do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych Krajowy System e-Faktur, będą niedługo obowiązkowe dla każdego polskiego przedsiębiorstwa. Chcące utrzymać swoją pozycję rynkową organizacje muszą więc już teraz podjąć odpowiednie działania.

Czym tak naprawdę jest omawiana cyfryzacja firmy?

Przede wszystkim jest to proces polegający na wdrażaniu nowoczesnych technologii i systemów informatycznych, które umożliwią zoptymalizowanie poszczególnych obszarów działania organizacji. Jednym z niezwykle ważnych elementów cyfryzacji, z którym najczęściej bywa ona kojarzona, jest zastąpienie tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów obiegiem elektronicznym. Używane obecnie zaawansowane systemy dają jednak przedsiębiorcom znacznie większe możliwości optymalizacji.

Poziom cyfryzacji polskich przedsiębiorstw

Pomimo tego, że o cyfryzacji mówi się coraz częściej, realne działania w tym obszarze nadal podejmuje jedynie część z polskich przedsiębiorstw. Jak pokazują wyniki raportu Kondycja cyfrowa polskich firm i gospodarki przygotowanego przez Polski Fundusz Rozwoju wysoki lub bardzo wysoki poziom intensywności cyfrowej (czyli poziomu wykorzystania technologii cyfrowych) osiągnęło tylko 21,2% polskich organizacji. Gdy zestawimy ten wynik z rezultatami innych krajów, zobaczymy, że mamy jeszcze wiele do nadrobienia. Polska zajmuje pod tym względem aż 21. miejsce wśród państw wchodzących w skład Unii Europejskiej.

Co w takim razie powstrzymuje polskie przedsiębiorstwa przed podjęciem działań?

Powody, przez które organizacje czekają z wdrażaniem innowacji, są bardzo zróżnicowane. Jednym z nich może być z pewnością nieświadomość realnych korzyści możliwych do osiągnięcia dzięki cyfryzacji konkretnych obszarów działania firmy. Warto więc przyjrzeć się benefitom płynącym z wdrożenia nowoczesnych systemów i narzędzi.

Cyfryzacja firmy – jakie korzyści możemy odnieść?

Zastanawiając się nad wdrożeniem zmian do naszego przedsiębiorstwa, musimy pamiętać, że celem cyfryzacji nie powinna być sama chęć bycia postrzeganym jako innowacyjna i nowoczesna organizacja. Implementowane przez nas rozwiązania technologiczne przyniosą nam bowiem realne i mierzalne korzyści. O jakich benefitach mowa? Cyfryzacja będzie mogła zapewnić firmie między innymi:

• usprawnienie procesów – poprawa obiegu informacji i możliwość automatyzacji niektórych zadań sprawią, że wykonywanie wielu obowiązków będzie przebiegało znacznie szybciej;
• poprawę bezpieczeństwa danych – dzięki przechowywaniu dokumentów w formie cyfrowej nie będą one podatne na zniszczenie czy zgubienie;
• zwiększenie wygody pracowników – nowoczesne rozwiązania ułatwią nie tylko realizację zadań służbowych, ale także między innymi załatwianie spraw kadrowych;
• poprawę komunikacji wewnętrznej – cyfryzacja firmy ułatwi i przyspieszy wymianę informacji między pracownikami (również tymi, którzy pracują zdalnie);
• redukcję kosztów – przyspieszenie wykonywania poszczególnych zadań i możliwość rezygnacji z papierowego obiegu dokumentów pomoże organizacji w wygenerowaniu dodatkowych oszczędności.

Jak widać, firmy, które zdecydują się na cyfryzację poszczególnych procesów, mogą liczyć na wiele różnorodnych korzyści. Omawianych benefitów nie osiągniemy jednak, jeżeli cały proces wdrażania nowoczesnych rozwiązań technologicznych zostanie przeprowadzony nieprawidłowo. Jakich błędów musimy więc unikać, jeżeli zależy nam na maksymalizacji efektywności przedsiębiorstwa?

Cyfryzacja przedsiębiorstwa – najczęstsze błędy

Cyfryzacja przedsiębiorstwa to skomplikowany proces, który wymaga dobrze przemyślanego i konsekwentnego działania. Podczas wdrażania konkretnych systemów i narzędzi narażeni jesteśmy na popełnienie błędów mogących nie pozwolić naszej organizacji na realizację zakładanych celów. Warto więc dowiedzieć się, na jakie aspekty musimy uważać podczas implementacji nowego oprogramowania i poznać metody na radzenie sobie z potencjalnymi trudnościami. Poniżej przedstawiamy błędy, które najczęściej przekładają się na gorsze efekty procesu cyfryzacji firmy i opisujemy, co należy zrobić, aby móc ich uniknąć.

Nieodpowiednia analiza potrzeb firmy

Gdy przyjrzymy się konkretnym przykładom cyfryzacji, które nie zakończyły się powodzeniem, dojdziemy do wniosku, że podstawowy błąd popełnić możemy jeszcze zanim na dobre rozpoczniemy wdrażanie zmian. Błędem tym jest niedokładne lub niewłaściwe przeprowadzenie analizy potrzeb przedsiębiorstwa.

Jak wskazywaliśmy już wcześniej, cyfryzacja nie powinna być traktowana jako cel sam w sobie. Wszystkie związane z nią działania powinny mieć określony powód. Warto więc dokładnie zastanowić się, co konkretnie chcemy osiągnąć dzięki implementacji nowych systemów i narzędzi. Na tym etapie możemy także zastanowić się nad wskaźnikami, które pozwolą nam mierzyć efekty całego procesu.

Analizując potrzeby firmy, powinniśmy przyjrzeć się naszym aktualnym procesom i znaleźć tzw. wąskie gardła, czyli problematyczne obszary, które negatywnie wpływają na całość przedsięwzięcia i uniemożliwiają osiągnięcie pełnej efektywności. Następnie należy dobrać odpowiednie narzędzia, które umożliwią naszej organizacji pokonanie trudności. Zarówno w dokładnym przeanalizowaniu procesów, jak i w wyznaczeniu metod ich optymalizacji pomóc mogą nam eksperci zajmujący się cyfryzacją.

Samodzielne prowadzenie wszystkich prac związanych z cyfryzacją

Pomimo tego, że cyfryzacja może okazać się złożonym procesem, niektóre organizacje decydują się na samodzielne opracowywanie strategii i wdrażanie zmian. Motywowane jest to często tym, że przedsiębiorcy twierdzą, iż nikt nie zna charakterystyki procesów biznesowych firmy tak dobrze jako oni i ich pracownicy.

Doradztwo i pomoc specjalistów mogą jednak okazać się niezbędne, jeśli zależy nam na osiągnięciu najlepszych rezultatów. Sama znajomość specyfiki naszej organizacji może być niewystarczająca, jeżeli nie dysponujemy szerszą wiedzą na temat cyfryzacji i nie mamy informacji na temat tego, które metody okazywały się skuteczne, a które nieskuteczne w przypadku innych przedsiębiorstw.

Dobre firmy zajmujące się cyfryzacją, takie jak na przykład LOGITO, oferują wsparcie citizen developerów, czyli osób mających wiedzę zarówno dotyczącą procesów biznesowych, jak i rozwiązań technologicznych dedykowanych przedsiębiorstwom. Współpraca z takimi osobami umożliwi nam więc przeprowadzenie bardziej kompleksowej analizy oraz dobranie narzędzi i systemów idealnie dopasowanych do naszych oczekiwań.

Wybór oprogramowania niedopasowanego do specyfiki organizacji

Dużym błędem, który może negatywnie wpłynąć na powodzenie całego procesu cyfryzacji firmy, jest także zbyt pochopny wybór wdrażanego do przedsiębiorstwa systemu. Nawet te z organizacji, które dobrze znają swoje potrzeby i wiedzą, co chcą osiągnąć dzięki zmianom, decydują się niekiedy na wdrożenie przypadkowego oprogramowania.

Aby uniknąć wiążących się z tym problemów, warto zapoznać się z różnymi systemami i wybrać ten z nich, który naprawdę dopasowany jest do specyfiki naszej firmy.

Na jakie elementy oprogramowania powinniśmy zwrócić szczególną uwagę?

Istotne będzie przede wszystkim to, czy mający ułatwić nam cyfryzację system pozwala na integrację z innymi używanymi w organizacji narzędziami. Wdrożenie nowego, samodzielnie działającego oprogramowania mogłoby bowiem utrudnić komunikację wewnętrzną i obieg informacji, a co za tym idzie, negatywnie wpłynąć na efektywność.

Ważne jest również to, by wdrażane przez nas oprogramowanie oferowało dokładnie takie funkcjonalności, jakie są niezbędne dla osiągnięcia naszych celów. Implementacja zbędnych narzędzi będzie generowała jedynie dodatkowe koszty, a przy tym utrudniała korzystanie z systemu. Dobrym pomysłem może być więc wybór zbudowanej na bazie modułów platformy workflow takiej jak LOGITO. W jej przypadku to my decydujemy, jakie funkcjonalności mają znaleźć się w przygotowanej dla nas wersji oprogramowania.

Brak szkoleń z obsługi systemu

Ostatni z problemów, na które warto zwracać uwagę, może pojawić się w sytuacji, gdy dana firma wdroży nowe, wspierające cyfryzację narzędzia bez zwrócenia uwagi na konieczność przeszkolenia zatrudnionych osób z ich obsługi. Może to doprowadzić do tego, że pracownicy nie będą wykorzystywać wszystkich możliwości oferowanych przez system lub też będą robić to zdecydowanie mniej efektywnie.

Choć na odpowiednie przeszkolenie zatrudnionych osób poświęcić trzeba trochę czasu, prawidłowa realizacja tego procesu długoterminowo doprowadzi do tego, że pracownicy będą w stanie szybciej wykonywać powierzane im zadania. Warto być więc świadomym tego, że unikanie tego etapu wdrożenia systemu będzie błędem, który uniemożliwi nam efektywną cyfryzację firmy.

Cyfryzacja przedsiębiorstwa – jak zrobić to dobrze?

Gdy wiemy już, jakich błędów powinniśmy unikać podczas wdrażania nowych rozwiązań technologicznych, jesteśmy w stanie zwiększyć szansę na to, że cyfryzacja przedsiębiorstwa zakończy się sukcesem i przyniesie nam zakładane rezultaty. Wielu potencjalnych problemów związanych z tym procesem uniknąć możemy również dzięki współpracy ze specjalistami wspierającymi średnie i duże organizacje w osiąganiu dojrzałości cyfrowej takimi jak eksperci z firmy LOGITO.

Specjaliści tacy pomogą nam zarówno w procesie analizy potrzeb i wyznaczania celów, jak i w samym opracowaniu odpowiednio dopasowanego do naszych potrzeb systemu. Dodatkowo eksperci ci będą czuwać nad prawidłowością całego procesu wdrożenia oprogramowania, co dam nam gwarancję, że gotowy produkt spełni wszystkie nasze oczekiwania.